Schwere Verfehlung bei Postdienstleistungen: Wann steht die Integrität des Bieters infrage?

Eine erhöhte Quote verspäteter oder nicht zugestellter Briefe kann eine „schwere Verfehlung“ im Sinne von § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB darstellen – auch ohne strafbares Verhalten. 

Die Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern konkretisiert die Anforderungen an einen fakultativen Ausschluss wegen Integritätszweifeln und betont die Bedeutung der Verhältnismäßigkeit sowie wirksamer Selbstreinigungsmaßnahmen.

Sachverhalt

Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb im Mai 2024 Postdienstleistungen für Finanzämter im Offenen Verfahren europaweit aus. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Die Antragstellerin hatte die Leistungen zuvor bereits erbracht; das bestehende Vertragsverhältnis war ordentlich zum 31.07.2024 gekündigt worden.

Im laufenden Vergabeverfahren schloss der Auftraggeber das Unternehmen nach § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB aus. Zur Begründung führte er eine nachweislich schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit an, die Zweifel an der Integrität des Unternehmens begründe. 

Hintergrund waren zahlreiche dokumentierte Leistungsstörungen aus dem vorangegangenen Auftragsverhältnis. Beanstandet wurden verspätete Zustellungen, nicht zugestellte Sendungen sowie weitere Unregelmäßigkeiten. Ein durchgeführtes Testbriefverfahren ergab, dass 20,39 % der Briefe nicht innerhalb der maßgeblichen Drei-Tages-Frist zugestellt wurden; 1,8 % der Sendungen gingen überhaupt nicht zu. Selbst bei Zugrundelegung der ab dem 01.01.2025 geltenden Vier-Tages-Fiktion wären noch 11,04 % der Sendungen verspätet gewesen.

Die Antragstellerin wandte ein, die Reklamationsquote betrage gemessen an der Gesamtmenge lediglich 0,0235 % und bewege sich damit im Bagatellbereich. Die Voraussetzungen einer schweren Verfehlung seien nicht erfüllt. Zudem habe sie umfangreiche technische, organisatorische und personelle Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen. Der Ausschluss sei ermessensfehlerhaft und unverhältnismäßig.

Nach Zurückweisung ihrer Rügen leitete sie ein Nachprüfungsverfahren ein.

Beschluss

Ohne Erfolg! Die Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern wies den Nachprüfungsantrag als unbegründet zurück.

Die Kammer stellt zunächst klar, dass § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB als Auffangtatbestand neben anderen fakultativen oder zwingenden Ausschlussgründen anwendbar ist. Auch wenn die Voraussetzungen speziellerer Tatbestände – etwa des § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB – nicht vollständig vorliegen, kann eine schwere Verfehlung gegeben sein. Eine solche liegt vor, wenn schuldhafte Pflichtverletzungen ein erhebliches Gewicht erreichen und berechtigte Zweifel an der Integrität des Unternehmens begründen. Strafbares Verhalten ist hierfür nicht erforderlich.

Im konkreten Fall sah die Vergabekammer diese Schwelle als überschritten an. Die dokumentierten Zustellmängel seien nicht als „normale“ Vertragsstörungen einzuordnen. Maßgeblich war insbesondere die Sensibilität der beförderten Sendungen. Es handelte sich um Schriftverkehr von Finanzämtern, bei dem Zustellungsfiktionen Fristen für Rechtsbehelfe in Gang setzen. Verspätete oder ausbleibende Zustellungen konnten daher erhebliche rechtliche Nachteile für Steuerpflichtige nach sich ziehen. Die im Testbriefverfahren festgestellten Quoten überschritten deutlich eine bloße Bagatellgrenze.

Die Kammer betont ferner, dass bei Vorliegen einer nachweislich schweren Verfehlung keine zusätzliche, konkret auftragsbezogene Negativprognose erforderlich ist. Der Auftraggeber hat in diesem Stadium lediglich im Rahmen seines Ermessens unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes über den Ausschluss zu entscheiden. Ein Ermessensfehler sei nicht erkennbar gewesen.

Auch die von der Antragstellerin vorgetragenen Selbstreinigungsmaßnahmen führten zu keiner anderen Bewertung. Zwar seien Maßnahmen ergriffen worden, jedoch habe sich aus den weiteren Feststellungen ergeben, dass diese nicht nachhaltig gegriffen hätten. Damit sei der Ausschluss nicht unverhältnismäßig gewesen.

Praxistipp

Die Entscheidung verdeutlicht, dass vertragliche Leistungsstörungen durchaus Integritätsrelevanz entfalten können, wenn sie eine gewisse Intensität und Auswirkungen erreichen. Für öffentliche Auftraggeber ist eine sorgfältige und fortlaufende Dokumentation von Leistungsdefiziten essenziell. Objektive Kontrollinstrumente wie Testverfahren können im Streitfall eine zentrale Rolle spielen.

Unternehmen sollten sich nicht darauf verlassen, Beanstandungen allein mit Hinweis auf eine geringe Gesamtquote zu relativieren. Entscheidend ist, ob die festgestellten Mängel geeignet sind, das Vertrauen in die ordnungsgemäße Leistungserbringung nachhaltig zu erschüttern, insbesondere bei sensiblen Leistungen mit erheblichen Rechtsfolgen.

Selbstreinigungsmaßnahmen müssen substantiiert, nachvollziehbar und vor allem wirksam sein. Sie sollten nicht nur konzeptionell dargelegt, sondern auch anhand belastbarer Ergebnisse belegt werden können. Nur dann können sie im Rahmen der Verhältnismäßigkeitsprüfung einen Ausschluss verhindern.

Der Beschluss der Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern schärft damit die Konturen des Integritätsbegriffs im Vergaberecht und stärkt zugleich die Bedeutung einer fundierten Ermessensausübung durch den Auftraggeber.

VK Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 14.04.2025, Az.: 3 VK 12/24