Sachverhalt
Der Auftraggeber schrieb im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb die Beschaffung von sechs Streifenbooten aus. Bereits mit dem Erstangebot hatten die Bieter zwingende Mindestanforderungen („Ausschlusskriterien“) durch eindeutige „Ja“-Antworten in der Leistungsbeschreibung zu bestätigen. Gleichzeitig war ein Generalplan einzureichen, der laut Bewerbungsbedingungen jedoch unverbindlichen Charakter hatte und erst nach Zuschlag finalisiert werden sollte.
Die Antragstellerin bestätigte in der verbindlichen Leistungsbeschreibung u.a. zwei zentrale Mindestanforderungen:
• Frischwassertank mit einem Fassungsvermögen von 150 Litern und
• Anordnung des Fahrstandes mit einem großen Fahrpult backbordseitig und einem kleinen Pult steuerbordseitig.
In den beigefügten unverbindlichen Unterlagen fanden sich jedoch abweichende Angaben. Der eingereichte Generalplan zeigte etwa einen 200-Liter-Tank sowie eine mittschiffs angeordnete Steuerkonsole. Auch ein ergänzendes Konzeptpapier stellte diese abweichende Anordnung dar. Auf Nachfrage des Auftraggebers erklärte die Bieterin, dass der Tank auf Wunsch baulich auf 150 Liter verkleinert werden könne; eine eindeutige Festlegung des Fahrstandes entsprechend den Ausschlusskriterien erfolgte in den Nachreichungen nicht.
Der Auftraggeber wertete diese Konstellation als widersprüchliches Angebot. Da die Vorgaben zu Tankvolumen und Fahrstand als Ausschlusskriterien definiert waren, ging er davon aus, dass die Bieterin deren Erfüllung nicht zweifelsfrei angeboten habe. Er schloss das Angebot nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV aus, da aus seiner Sicht der verbindliche Angebotsinhalt nicht klar erkennbar gewesen sei. Die Bieterin rügte den Ausschluss erfolglos und stellte daraufhin einen Nachprüfungsantrag.
Beschluss
Mit Erfolg! Die Vergabekammer gab der Antragstellerin Recht und verpflichtete den Auftraggeber, das Verfahren in den Stand vor dem Ausschluss des Angebotes zurückzuversetzen.
Zunächst stellt die Kammer klar, dass auch im Verhandlungsverfahren zwingende Mindestanforderungen bereits im indikativen Erstangebot eindeutig und verbindlich erfüllt sein müssen. Dies gelte immer dann, wenn der Auftraggeber Mindeststandards eindeutig als nicht verhandelbar bezeichnet und – wie hier – sich sogar ausdrücklich die Möglichkeit vorbehalten hat, den Zuschlag auf Erstangebote zu erteilen. Der Zeitpunkt der Angebotsabgabe ist daher für die Beurteilung maßgeblich, ob Mindestanforderungen eingehalten wurden.
Entscheidend war für die Vergabekammer jedoch die Frage, welche Bestandteile des Angebots überhaupt verbindlichen Charakter hatten. Die Bieterin hatte in der Leistungsbeschreibung – die als verbindlicher Angebotsbestandteil unstreitig war – jeweils eindeutig mit „Ja“ bestätigt, dass sie sowohl das Tankvolumen als auch die Fahrerstandsanordnung gemäß den Mindestanforderungen erfüllen werde. Nach Auffassung der Kammer sind diese „Ja“-Erklärungen rechtlich maßgeblich und prägen den bindenden Angebotsinhalt.
Die abweichenden Darstellungen im Generalplan und im Konzept B5 seien hingegen unbeachtlich. Der Auftraggeber habe selbst festgelegt, dass der mit dem Angebot einzureichende Generalplan unverbindlich sei und erst nach Zuschlag finalisiert werde. Auch die Leistungsbeschreibung verweise darauf, dass der Generalplan erst im weiteren Verfahrensverlauf verbindlich vorzulegen sei. Die Kammer betont da-her, dass unverbindliche und veränderbare Unterlagen nicht geeignet seien, die verbindlichen Erklärungen in der Leistungsbeschreibung zu relativieren oder in Frage zu stellen.
Widersprüche in unverbindlichen Anlagen führen nach Auffassung der Kammer nicht zu einem Ausschluss. Die Vergabekammer lehnt die Argumentation des Auftraggebers ab, wonach aus den abweichenden Unterlagen Zweifel an der tatsächlichen Erfüllung der Mindestanforderungen entstünden. Ein Ausschluss nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV setze voraus, dass der verbindliche Angebotsinhalt von den Vergabeunterlagen abweicht. Dies war jedoch gerade nicht der Fall. Die Kammer stellt außerdem klar, dass der Auftraggeber Unklarheiten, die auf seiner eigenen Strukturierung der Ausschreibungsunterlagen beruhen, nicht zulasten der Bieter verwerten darf.
Auch der Hinweis des Auftraggebers, die spätere Rückfrage habe die Widersprüche nicht klären können, half ihm nicht. Denn eine spätere Klarstellung kann die verbindliche Angebotslage nicht verändern, solange die Mindestanforderungen bereits durch die ursprüngliche Ja-Erklärung ordnungsgemäß angeboten wurden. Selbst wenn die Antworten der Bieterin auf die Rückfrage unglücklich formuliert gewesen seien, könne daraus kein Ausschluss abgeleitet werden, solange die verbindlichen Angebotsbestandteile eindeutig blieben.
Die Vergabekammer kommt daher zu dem Ergebnis, dass der Ausschluss rechtswidrig war. Die Bieterin hatte die Mindestanforderungen im Erstangebot eindeutig angeboten, und die abweichenden unverbindlichen Darstellungen in Anlagen durften nicht herangezogen werden. Der Auftraggeber wurde verpflichtet, das Verfahren unter Einbeziehung der Antragstellerin fortzuführen.
Praxistipp
Für Auftraggeber verdeutlicht die Entscheidung, wie wichtig eine klare und widerspruchsfreie Strukturierung der Vergabeunterlagen ist. Werden bestimmte Dokumente – wie Generalpläne oder Konzeptdarstellungen – ausdrücklich als unverbindlich deklariert, dürfen sie nicht zur Auslegung des verbindlichen Angebotsinhalts herangezogen werden. Ebenso ist zu beachten, dass ein Ausschluss nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV nur dann gerechtfertigt ist, wenn der verbindliche Angebotsinhalt tatsächlich von den Vorga-ben abweicht. Widersprüche oder Unschärfen in unverbindlichen Unterlagen rechtfertigen keinen Ausschluss. Auftraggeber sollten daher sorgfältig überlegen, welche Bestandteile des Angebots Verbindlichkeit entfalten sollen, und dies transparent und unmissverständlich festlegen.
Für Bieter zeigt die Entscheidung zweierlei: Einerseits muss die Erfüllung aller Mindestanforderungen zwingend und eindeutig in den verbindlichen Angebotsunterlagen zugesichert werden. Die verbindliche Leistungsbeschreibung ist daher besonders sorgfältig auszufüllen. Andererseits wirkt die Entscheidung beruhigend, da kleinere Unschärfen oder abweichende Darstellungen in unverbindlichen Anlagen nicht zu einem Ausschluss führen, wenn der verbindliche Angebotsinhalt klar bleibt. Gleichwohl ist es ratsam, solche Abweichungen möglichst zu vermeiden, da sie zu Rückfragen führen und das Risiko unnötiger Konflikte erhöhen können.
Insgesamt stärkt die Entscheidung die Rechtssicherheit im Verhandlungsverfahren: Nicht unverbindliche Skizzen oder Konzeptpapiere, sondern die verbindlichen Leistungszusagen bestimmen den Angebotsinhalt. Auftraggeber wie Bieter erhalten damit eine klare Orientierung, wie verbindliche und unverbindliche Angebotsbestandteile zu trennen und zu bewerten sind.
VK Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 05.11.2025 (Az.: 3 VK 14/24)