Schlechtleistung im Altvertrag – und jetzt wieder ein Angebot?

In der Vergabepraxis kommt es immer wieder vor: Ein Bieter gibt ein Angebot ab, obwohl der vorherige Vertrag mit genau diesem Unternehmen wegen Schlechtleistung gekündigt wurde. Der erste Impuls ist verständlich: „Den wollen wir nicht noch einmal.“ In der Vergabelandschaft ist die Lage jedoch differenzierter.

Eine frühere dauerhaft mangelhafte Leistungserbringung und eine Kündigung wegen Schlechtleistung als Rechtsfolge können zwar einen fakultativen Ausschlussgrund darstellen (§ 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB), aber ein unmittelbarer Ausschluss „per Aktenlage“ ist dennoch unzulässig. Der öffentliche Auftraggeber muss dem Bieter zuvor Gelegenheit zur Aufklärung und ggf. Selbstreinigung geben (§§ 125, 126 GWB).

Erst nach einer inhaltlich tragfähigen Bewertung dieser Aufklärung darf entschieden werden, ob:

• die Selbstreinigungsmaßnahmen ausreichend sind → Verbleib des Bieters im Vergabeverfahren, oder
• die Selbstreinigungsmaßnahmen nicht überzeugen → Ausschluss ist möglich und ggf. nötig.

Entscheidend ist daher nicht das Gespräch an sich, sondern dessen Qualität – und eine belastbare Dokumentation.

Auch wenn das persönliche oder „gefühlte“ Vertrauen in den Dienstleister möglicherweise verloren gegangen ist, darf das Aufklärungsgespräch gerade keine Vertrauensfragen stellen. Unzulässig wäre etwa: „Warum sollten wir Ihnen diesmal überhaupt noch vertrauen?“ Zulässig – und vergaberechtlich geboten – ist hingegen eine systemische, faktenbasierte Analyse. Ziel ist nicht eine moralische Bewertung des Bieters, sondern eine sachliche Risikoeinschätzung für den aktuellen Auftrag. Daraus folgt zugleich: Oberflächliche Antworten des Bieters reichen hierfür ebenso wenig aus wie oberflächliche Fragen des Auftraggebers.

Selbstreinigung lebt von nachvollziehbaren, überprüfbaren Maßnahmen. Diese sind in jedem Einzelfall anders und nicht immer sind alle Leitfragen relevant. Die folgende Listung soll lediglich eine Orientierung geben.

In Abhängigkeit vom Einzelfall und könnten zentrale Leitfragen beispielsweise sein:

• Welche konkreten Ursachen haben zur Schlechtleistung geführt und warum besteht dieses Risiko heute nicht mehr in gleichem Maße?
• Welche technischen, organisatorischen oder personellen Ursachen haben zur Schlechtleistung geführt und wie sind diese abgestellt/behoben?
• Warum wurden diese Ursachen nicht frühzeitig erkannt und welche Prozesse wurden geändert, um dies in der Zukunft zu vermeiden?
• Welche internen Kontrollmechanismen haben konkret versagt? Wie sehen die Mechanismen heute und in Zukunft aus?
• Welche konkreten Maßnahmen wurden nach der Kündigung umgesetzt und seit wann gelten diese Maßnahmen?
• Welche Schlüsselpersonen waren damals involviert und sind diese Personen heute noch für vergleichbare Leistungen vorgesehen?
• Welche messbaren Kriterien stellen sicher, dass eine vergleichbare Abweichung frühzeitig erkannt wird? Welche Kennzahlen werden dafür erhoben? Wann erfolgt eine Eskalation, und an wen?
• Wie werden diese Kennzahlen erhoben? Hat der Auftraggeber Zugriff (z. B. Leserechte)? Wie nutzen Ihre Mitarbeitenden diese Kennzahlen im Arbeitsalltag bei der Leistungserbringung?

Wichtig: Nicht moralisch werden, sondern analytisch bleiben.

Pauschale Antworten und Aussagen des Bieters wie „unglückliche Umstände“, „Kommunikationsprobleme“ oder „Einzelfall“ und andere Worthülsen sind bei einer dauerhaft mangelhaften Leistung im Zweifel als Erklärung oder Rechtfertigung nicht ausreichend und können bzw. sollten hinterfragt werden.

• Welche Maßnahmen sind verbindlich dokumentiert, z. B.: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Schulungs- oder Unterweisungsnachweise
• Welche dieser Maßnahmen betreffen genau den aktuell ausgeschriebenen Leistungsinhalt?
• Bitte erläutern Sie das anhand eines konkreten Prozessschritts.

Zentraler Aspekt aller Fragen ist dabei die Zukunftsfähigkeit der Leistung. Die beste Aufklärung nützt jedoch nichts, wenn sie nicht sauber dokumentiert ist. Für eine spätere Ausschlussentscheidung ist mindestens festzuhalten:

• Welche Antworten waren substantiiert?
• Wo waren Aussagen pauschal oder unbelegt?
• Welche Nachweise fehlen?
• Warum waren die Maßnahmen (nicht) ausreichend überzeugend?

Ein Aufklärungsgespräch ist keine Vertrauensübung, sondern ein professionelles Risikoprüfungsinstrument. Wer systemisch fragt, kritisch nachhakt und sauber dokumentiert, schützt nicht nur das Verfahren – sondern auch sich selbst.