29.08.2023: Der Auftraggeber bestimmt, in welchen Dateiformaten Angebote einzureichen sind. Hält der Bieter die Forderung von Unterlagen in mehr als einem Datei-Format (z. B. PDF und GAEB) für unverhältnismäßig, muss er dies rechtzeitig gegenüber dem AG rügen.

Sachverhalt:

Ausgeschrieben war die Beseitigung von Ölverunreinigungen in einem EU-weiten Verfahren. Das Angebot soll ein bepreistes Leistungsverzeichnis sowohl im Format GAEB als auch PDF enthalten. Für das Fehlen der Datei als PDF wird in den Vergabeunterlagen zwingend der Ausschluss angedroht und eine Nachforderung ausgeschlossen. Den Bietern wird ein Benutzerhandbuch für die e-Vergabe-Plattform zur Verfügung gestellt. Bieter B übermittelt, nach mehreren vergeblichen Versuchen, sein Angebot mit dem bepreisten LV als GAEB-Datei, nicht jedoch als PDF. Der Auftraggeber schließt das Angebot des B aus, weil es nicht die geforderten Unterlagen enthält. Das von B angestrengte Nachprüfungsverfahren blieb erfolglos.

Beschluss:

Das OLG Düsseldorf weist die sofortige Beschwerde des B als unbegründet zurück. Das Angebot des Bieters enthält nicht die geforderten Unterlagen. Die PDF-Datei darf auch nicht nachgefordert werden, denn der Auftraggeber hat in den Vergabeunterlagen ausdrücklich den Ausschluss als Sanktion für das Fehlen der PDF-Datei angekündigt. Zwar kann es unverhältnismäßig sein, ein Angebot nur wegen des Fehlens einer PDF-Datei auszuschließen, wenn doch eine inhaltsgleiche GAEB-Datei vorliegt. Dies kann hier aber offenbleiben, denn der Bieter hat den ausdrücklich in den Vergabeunterlagen angedrohten Ausschluss nicht während der laufenden Angebotsfrist gerügt. Mögliche Einwände sind daher verspätet vorgetragen. Das Fehlen der PDF-Datei beruht auch nicht auf einem Fehler in der Sphäre des Auftraggebers. Der Auftraggeber hat hier mit dem zur Verfügung gestellten Benutzerhandbuch Informationen zum richtigen Vorgehen bei der Übermittlung des Angebots bereitgestellt. Ob diese Informationen ausreichten, konnte hier offenbleiben, da das Angebot des B auch teilweise verspätet einging - und das Übermittlungsrisiko durch den Bieter zu tragen ist.

Praxistipp:

Der Auftraggeber bestimmt, in welchen Dateiformaten Angebote einzureichen sind. Hält der Bieter die Forderung von Unterlagen in mehr als einem Datei-Format (z. B. PDF und GAEB) für unverhältnismäßig, muss er dies rechtzeitig gegenüber dem AG rügen. Auch trägt der Bieter grundsätzlich das Risiko des rechtzeitigen und vollständigen Eingangs seines Angebots in der vom Auftraggeber geforderten Form. Ausnahmefall davon wäre es, wenn der ordnungsgemäße Eingang des Angebots durch Umstände vereitelt würde, die in der Risikosphäre des Auftraggebers liegen. Zur Risikosphäre des Auftraggebers wiederum gehört auch eine ordnungsgemäße Information der Bieter über die Vorgehensweise bei der Einreichung seines Angebots.

OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.08.2022, Az.: Verg 54/21