Was ist eVergabe?
Unter eVergabe ist die medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Beschaffungsprozessen zu verstehen. Sie umfasst sämtliche Stufen eines Vergabeverfahrens, von der Vergabebekanntmachung über die Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen, das elektronisch unterstützte Ausfüllen der Verdingungsunterlagen, die Einbindung von Nachweisen zum Beleg der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie etwaiger weiterer unternehmens- oder auftragsbezogener Nachweise bis hin zur Angebotsabgabe - ggf. mit Hilfe der digitalen Signatur-, der Zuschlagserteilung und dem Vertragsschluss.

Wie ist die Entstehungsgeschichte der eVergabe?
Bereits im Jahr 2001 wurden in Deutschland mit der neuen Vergabeverordnung (VgV), dem novellierten Signaturgesetz sowie mit dem Inkrafttreten der Signaturverordnung die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Vergabe geschaffen.

Darüber hinaus hat die EU-Kommission im Jahr 2004 mit dem Ziel, die Digitalisierung von Vergabeprozessen voran zu treiben, einen Aktionsplan zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge vorgestellt und damit eine breite Diskussion zur Einführung der eVergabe angestoßen. Der ehrgeizige Zeitplan der EU sah bis Ende 2007 die Einführung voll elektronischer Vergabesysteme in den Mitgliedstaaten vor.

Hinter diesem Ziel sind die meisten Mitgliedstaaten weit zurück geblieben. Auch in Deutschland hat sich die elektronische Vergabe im öffentlichen Sektor bislang nicht durchgesetzt. Die wenigsten kommunalen Vergabestellen verwenden derzeit elektronische Vergabelösungen. Anderes gilt nur auf Bundesebene - so führen beispielsweise das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern oder die Bundesfinanzdirektion Südwest ausschließlich elektronische Vergaben über die e-Vergabeplattform des Bundes www.evergabe-online.de durch.

Die EU-Kommission hat vor dem Hintergrund der schleichenden Durchsetzung der E-Vergabe beschlossen, mit der Modernisierung der Vergabevorschriften durch Erlass neuer EU-Vergaberichtlinien im Jahr 2014 die Pflicht zur Einführung elektronischer Vergaben bei europaweiten Ausschreibungen bis Oktober 2018 verbindlich zu regeln. In Deutschland wird ab Oktober 2018 eine elektronische Vergabe bei europaweiten Vergaben zur Pflicht. Zu beachten ist, dass bereits seit 18. April 2016 die Verpflichtung besteht, sämtliche Vergabeunterlagen den Bietern vollelektronisch, uneingeschränkt und unmittelbar zur Verfügung zu stellen.

Was sind die Vorteile der eVergabe?
Als Bestandteil des elektronischen Geschäftsverkehrs führt die eVergabe durch transparente Verfahren zu einer höheren Rechtssicherheit der Beschaffungsvorgänge. Die Beschaffungs-vorgänge werden vereinfacht und leisten damit einen Beitrag zur Entbürokratisierung. Die eVergabe führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis.

Für öffentliche Auftraggeber liegen die Vorteile in der guten Systematik des Vergabeprozesses und der Rechtssicherheit durch Hinterlegen vergaberechtlicher Regelungen. Das Mitführen des Vergabevermerks erleichtert die Anforderungen an die Dokumentationspflicht und garantiert eine transparente Vorgehensweise.

Vorteile für Unternehmen ergeben sich aus dem vereinfachten Zugang zu Ausschreibungen, der gezielten Suche nach Ausschreibungen, der Möglichkeit der unmittelbaren Einsichtnahme in die Verdingungsunterlagen, der schnelleren Bearbeitung und Übermittlung der Angebote, der Verringerung des Zustellrisikos sowie durch die Empfangsbestätigung nach Angebotsabgabe. Schließlich verkürzen sich durch die eVergabe die Zustellzeiten.

Hat die eVergabe auch Nachteile?
Die Zahl der eVergabe-Plattformen in Deutschland wächst ständig. Unternehmen, die sich regelmäßig an Ausschreibungen des Bundes, der Länder und der Kommunen beteiligen, müssen sich bislang auf jeder einzelnen Plattform separat anmelden; mit allen daraus resultierenden Problemen wie hohe Kosten, unterschiedliche Standards, Interoperabilitäts-probleme etc. Eine Übersicht über Anbieter von E-Vergabe-Lösungen in Deutschland finden Sie hier.

Weitere Probleme ergeben sich aus der elektronischen Signatur. Bislang war es so, dass allein die Vergabestelle entscheidet, welche elektronische Signatur sie zulässt. Hinzu kommt, dass die Verwendung der fortgeschrittenen Signatur bei den potenziellen Bietern einen erhöhten Verwaltungsaufwand verursacht, da die Signaturen mangels einheitlicher Standards nicht für unterschiedliche Anwendungen kompatibel sind. Zudem benötigt jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, der mit der Angebotsabgabe befasst ist, eine eigene Signatur. Teilnahmewillige Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, stehen bei der eVergabe vor Eintrittsbarrieren. Probleme ergeben sich insbesondere aus der Ausstattung des Betriebs mit technischem Equipment, der Qualifikation der Mitarbeiter sowie der Bereitstellung der erforderlichen Software.

Diese Probleme lösen sich für den Bereich der EU-Vergaben nun dadurch, dass zukünftig gemäß § 53 VgV Unternehmen ihre Angebote in Textform gemäß § 126b BGB übermitteln können und öffentliche Auftraggeber nur noch in Ausnahmefällen eine elektronische Signatur verlangen sollen. Auch für den Bereich der nationalen Vergaben ist eine entsprechende Regelung geplant.

Wie könnte man die eVergabe optimieren?
Eine Möglichkeit wäre eine nationale Version des Tenders Electronic Daily (TED) als Bekanntmachungsmedium für alle Vergaben oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte. Eine solche existiert zwar in Form des Portals www.bund.de. Die Plattform müsste allerdings verpflichtend von allen öffentlichen Auftraggebern für ihre Vergabebekanntmachungen genutzt werden, was bei dem genannten Portal Bund.de bislang nicht der Fall ist. Die Gestaltung einer einheitlichen Plattform als reines Bekanntmachungsmedium wäre auch ausreichend, wenn die weiteren Schritte der eVergabe durch Verlinkungen von der jeweiligen Vergabebekanntmachung auf die entsprechende eVergabe-Plattform ermöglicht würden. Mit diesem Ziel befasst sich das Projekt XVergabe des Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Mehr zu diesem Projekt erfahren Sie hier.

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