Seit dem 18. April dieses Jahres ist es für Lieferanten und Dienstleister verpflichtend, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in einem bestimmten, elektronisch strukturierten Format (XML) zu senden. Das Format XML ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Der Rechnungssteller darf zwischen den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD frei wählen. 

E-Rechnungen werden per E-Mail an eine vom öffentlichen Auftraggeber bestimmte Adresse übermittelt. Gemäß der hessischen E-Rechnungsverordnung müssen neben umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben enthalten sein: 

 

1. Identifikationsnummer der Behörde (z. B. Leitweg-ID) 

2. Bankverbindungsdaten 

3. Zahlungsbedingungen 

4. E-Mail Adresse des Rechnungsstellers 

5. Lieferanten- und Bestellnummer 

 

Was ist eine Leitweg-ID? 

Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die einer bestimmten Behörde eindeutig zugeordnet werden kann. Sie fungiert als Adresse für e-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift eines Rechnungsempfängers im Papier-Zeitalter. In Hessen ist das Vorhalten einer Leitweg-ID keine Pflicht. Wenn die Behörde keine Leitweg-ID vorhält, ist aber alternativ eine andere Identifikationsnummer den Rechnungsstellern gegenüber anzugeben. 

Ausnahmen, bei denen keine e-Rechnung versendet werden muss:

 

⦁ Bar- und Sofortzahlungen 

⦁ Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis EUR 1.000 netto 

⦁ Ausnahmeregelungen nach § 8 ff. E-RechV 

⦁ Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften 

 

Ihre Ansprechpartnerin:

Eva Waitzendorfer-Braun, Auftragsberatungsstelle Hessen e.V.: eva.waitzendorfer-braun@absthessen.de, Tel.: 0611-974588-0