Die eForms-Umstellung im Oktober 2023 stellte für Anwender von eVergabe-Systemen, also auch für Kunden des eHAD-Vergabemanagers, eine nicht unerhebliche Änderung in der Erstellung einer Auftragsbekanntmachung für Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte dar. Zudem werden die Bekanntmachungen seit dem Stichtag der Umstellung nun nicht mehr direkt aus dem jeweiligen eVergabe-System an das EU-Amtsblatt (SIMAP) übertragen, sondern an den Datenservice Öffentlicher Einkauf (BKMS) des Bundes, der die Bekanntmachung als einziger verbliebener eSender an SIMAP weiterleitet.

 

Um die Kunden der eHAD auf die Umstellung vorzubereiten, hatte Herr Pflichtbeil von der Administration Intelligence AG (AI AG) im September ein kostenloses Online-Seminar für die ABSt Hessen zur eForms-Einführung angeboten, das mit großer Nachfrage angenommen wurde. Ergänzend hat die ABSt Hessen ihren Kunden vor der Umstellung im Oktober eine Zusammenstellung aller wichtigen Informationen zu den Änderungen an die Hand gegeben.

 

Als Fachverfahrenshersteller begrüßt die AI AG den Umstieg auf den eForms-Standard.

„Durch die Umstellung sind wir in der Lage, unseren Kunden die Vergabe noch angenehmer und effizienter zu gestalten“, so Robert Pflichtbeil, Niederlassungsleiter bei der AI AG. Seit eForms besitzt jedes Eingabefeld eine eigene ID. Zusätzlich sind pro Feld sowohl der Datentyp als auch die Semantik festgelegt. „Dank dieser IDs ist Schluss mit einer diffusen Formularwelt mit verschiedenen, oftmals doppelt genutzten Formularen“, erläutert Pflichtbeil. Jede Art von Bekanntmachung wird nun eigens mit den nötigen Feldern erstellt.

Der größte Vorteil aus Sicht der AI AG ist jedoch die Möglichkeit, Bekanntmachungen vor dem Versand an die EU zu validieren. Da Datentyp und Semantik von jedem Feld festgeschrieben sind, können diese Felder nicht nur gegen sich selbst geprüft werden, sondern auch gegen andere. So kann z. B. einfach getestet werden, ob ein NUTS-Code für eine Adresse verpflichtend ist, basierend darauf, ob für das gewählte Land überhaupt NUTS-Codes existieren. Damit könne die AI AG ihren Kunden mit nahezu 100%iger Sicherheit garantieren, dass eine validierte Bekanntmachung auch am nächsten Tag veröffentlicht sei (Faustregel: bis ca. 16:00 Uhr). Lediglich in Sonderfällen bzw. bei inhaltlichen Auffälligkeiten könnte sich die Veröffentlichung verzögern, da die Daten von der EU manuell bearbeitet und geprüft werden müssten. Die Fachverfahrenshersteller hätten sich jedoch keine Stichtagsumstellung, sondern einen Umstellungszeitraum, wie in anderen Staaten auch, gewünscht. Bedingt durch die Umstellung am durch den Bund festgelegten Stichtag war es aus technischen bzw. rechtlichen Gründen nicht möglich, einige wenige Tage vor dem 25.10.2023 noch EU-Bekanntmachungen mit dem eHAD-Vergabemanager zu veröffentlichen. Der Vergabemanager ermöglichte es jedoch den Anwendern, die schon eine EU-Bekanntmachung bearbeitet hatten, aber nicht mehr veröffentlicht konnten, diese im eForms-Bekanntmachungsformat fertigzustellen. Die Daten der ursprünglichen Bekanntmachung wurden in das neue Format übernommen. Es mussten allerdings noch die neuen eForms-Daten ergänzt werden. 

 

Insgesamt zieht Brigitta Trutzel, Geschäftsführerin der ABSt Hessen, ein positives Fazit: „Die Veröffentlichung der neuen eForms-Bekanntmachungen hat ohne Komplikationen ab dem Stichtag funktioniert.“ Für die Anwender war das neue Format inhaltlich dennoch eine Herausforderung: Die Bekanntmachungsstruktur wurde geändert, die Nummerierung mit römischen und arabischen Ziffern fiel weg und wurde durch eine kaskadierende Datenstruktur ersetzt. Zahlreiche neue Felder und Abfragen sind hinzugekommen, einige wenige entfielen. Darüber hinaus hat sich die Formatvorgabe in einigen Feldern, wie Telefonnummer und URL, geändert. Fehler, die hier bei der Eingabe entstehen, werden von der Software mit Fehlerhinweisen abgefangen. Auch die Durchführung von Korrekturen hat sich grundlegend geändert. Dies führte zu Beginn der eForms-Einführung kurzzeitig zu Problemen, weil noch Bekanntmachungen des alten Formats zu korrigieren waren.

In den ersten beiden Wochen nach der Umstellung kam es häufiger zu Fehlern beim Hineinkopieren externer Texte durch den Anwender in die Datenfelder der Bekanntmachung. Dieses Vorgehen verhinderte eine Versendung an BKMS/TED. Dadurch wurden zuweilen unbemerkt kopierte Steuerzeichen (Zeichen eines Zeichensatzes, die keine darstellbaren Zeichen repräsentieren) in die Felder geschrieben, die nicht an den BKMS übertragen werden konnten. AI hatte daraufhin kurzfristig ein kleines Update zur Verfügung gestellt, welches auch diesen Fehler abfängt. 

 

Die Anwender können mittlerweile mit dem neuen Format umgehen. Sie vermissen aber nach wie vor die E-Mail-Benachrichtigung durch SIMAP, die eine erfolgreiche Übermittlung der Bekanntmachung bestätigte. Dafür bietet der Vergabemanager eine Funktion, mit der sich der Versendestatus vom Anwender abrufen lässt.

Wiederkehrende Probleme gibt es aktuell noch mit der Erreichbarkeit des BKMS-Servers und mit der korrekten Darstellung von Bekanntmachungen auf SIMAP.

 

Ihre Ansprechpartnerin:

Doris Stiehl, doris.stiehl@absthessen.de, 0611 / 974588-0