„Ich bin nicht gescheitert – ich habe 10.000 Wege entdeckt, die nicht funktioniert haben.“ Thomas Edison

Ähnlich geht es in Deutschland wohl gerade vielen ausschreibenden Stellen und Fachverfahrensherstellern. Die Stichtagsumstellung auf die neuen Bekanntmachungsformulare eForms für Ausschreibungen im Oberschwellenbereich funktioniert leider nicht ruckelfrei. Wir haben zusammengetragen, welche Herausforderungen und Probleme gehäuft auftreten:

• Ausfüllen der Formulare erfordert mehr Zeit - je nach Recherchenotwendigkeit oder Rücksprache teilweise mehrere Tage. Hier kann es vorkommen, dass die Fachverfahrenshersteller über Nacht Updates durchführen und dadurch das begonnene Formular am Folgetag nicht mehr verwendbar ist.
  • Alter Zwischenstand wird gespeichert -> Dass das Formular nicht mehr verwendbar ist, bemerkt die ausschreibende Stelle erst bei der Validierung, alle Arbeit war umsonst.
  • Neues Formular taucht aus dem Nichts auf. Alter Zwischenstand wurde nicht gespeichert. Alles muss nun auf Basis von Erinnerung neu eingegeben werden, dabei hatte man ja gespeichert.
  • Im Gegensatz zu vorher dauert die Absendung eines Verfahrens und die darauffolgende Veröffentlichung nicht mehr nur 48 Stunden, sondern übersteigt leicht auch die 5 Tages-Marke.
  • Der Auftraggeber sollte seine bisherigen Erfahrungen mit Bekanntmachungen und deutscher Rechtsprechung nicht über Bord werfen und die eForms entsprechend nutzen. Nicht alle Felder, die keine Pflichtfelder sind, sind auch wirklich verzichtbar!

• Für Vergabeverfahren vor dem 25.10.2023
  • Teilweise erfolgt für Korrekturen, Aufhebung oder die Bekanntmachung eines vergebenen Auftrags ein Rückgriff auf die alten Formularsätze innerhalb der eVergabe-Plattform. Diese werden jedoch vom eSender-Hub der EU nicht mehr akzeptiert. Das macht Korrekturen, Aufhebung und die Bekanntmachung eines vergebenen Auftrags aktuell teilweise unmöglich.

• Für Vergabeverfahren zwischen dem 25.10.2023 und dem 24.11.2023
  • Obwohl der eSender-Hub die Benachrichtigung über die erfolgreiche Veröffentlichung immer und direkt an den Auftraggeber senden sollte, geschieht dies faktisch nur selten. Der Auftraggeber ist dann gehalten, im TED selbst nach seiner eigenen Ausschreibung zu suchen, um die Veröffentlichung nachvollziehen zu können. Aufgrund der Vielzahl der Anfragen schickt TED auch nicht bei jedem Fehler eine Fehlermeldung an den Auftraggeber.
  • Bei Auftragsbekanntmachungen erfolgte eine „RANDOM“-Verteilung von Referenznummern. Nach dem 25.11.2023 erfolgt eine „echte“ Referenznummern-Vergabe. Diese beiden Nummernwelten passen noch nicht zusammen, was dazu führt, dass auch Verfahren nach dem 25.10.2023 teilweise nicht korrigiert oder aufgehoben werden können.
  • Auftraggeber mit Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb erfahren darüber hinaus noch weitere technische Schwierigkeiten – hier werden auch insbesondere die Abrufer der Vergabeunterlagen nicht angezeigt, selbst, wenn es sich um registrierte User handelt.

Durch fortlaufende Updates wird das Ruckeln weniger. Wann jedoch alle Probleme beseitigt sind, bleibt offen. Planen Sie mehr Zeit und Geduld ein.