29.10.2014: Die EU-Kommission hat die elektronische Auftragsvergabe europaweit zum Standard bei öffentlichen Vergabeverfahren gemacht. Gemäß der neuen EU-Vergaberichtlinien müssen die Vorschriften zur eVergabe grundsätzlich bis 18. April 2016 umgesetzt werden. Damit führt für öffentliche Auftraggeber kein Weg mehr daran vorbei, das Thema elektronische Vergabe mit Priorität voranzutreiben.

Hans-Peter Müller vom BMWi warnt: „Es ist gefährlich, die Umsetzung auf die lange Bank zu schieben. Öffentliche Auftraggeber haben einen immensen Aufwand zu stemmen.“ Für das Einreichen von Angeboten auf elektronischem Weg und den Kontakt mit den Bietern (z. B. Bieterfragen) gewährt die EU allerdings einen zeitlichen Aufschub. Zentrale Beschaffungsstellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene müssen die Kommunikation und den Informationsaustausch mithilfe elektronischer Mittel spätestens bis 18.04.2017 verbindlich einführen, für alle anderen Vergabestellen wird dies ab 18.10.2018 verpflichtend. Für die Umstellung auf eVergabe müssen Beschaffungsstellen erfahrungsgemäß ca. 2 Jahre einplanen. Der Einstieg in die eVergabe sollte daher so schnell wie möglich angestoßen werden.

Der erste Schritt ist zunächst eine gründliche Analyse der eigenen Verfahrensabläufe. Jede Vergabestelle ist zwar an dieselben rechtlichen Vorgaben gebunden, hat im Laufe der Jahre aber unterschiedliche Herangehensweisen, interne Abläufe, Formulare usw. entwickelt. Auch die Anzahl der Vergabeverfahren und der damit beschäftigen Mitarbeiter sowie die Größe und Struktur des Verwaltungsapparates spielen eine Rolle. Beim Wechsel vom Papierverfahren zur eVergabe müssen die Verwaltungsabläufe gegebenenfalls an das neue Medium angepasst werden. Dies eröffnet auch die Chance, alte Zöpfe abzuschneiden und Vorgänge effektiver und wirtschaftlicher zu gestalten.

Der Markt hält ein breites Angebot erprobter Softwarelösungen bereit. Einige Anbieter ermöglichen eine individuelle Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse der Vergabestelle. So können gewohnte Prozesse auch in der Software abgebildet werden. Im nächsten Schritt folgt die Integration der Veröffentlichungssoftware in das bestehende IT-System. Anschließend muss genug Zeit zur Verfügung stehen, um die Mitarbeiter zu schulen und zunächst im Testbetrieb Erfahrungen zu sammeln. Hans-Peter Müller (BMWi) rät Vergabestellen, keine Zeit zu verlieren: „Es ist höchste Zeit für öffentliche Auftraggeber, sich verstärkt und schnell mit den Anforderungen der eVergabe zu beschäftigen.“ Brigitta Trutzel, Geschäftsführerin der ABSt Hessen, bestätigt dies: „Der gesamte Prozess ist eine große technische und organisatorische Herausforderung, wie unsere Erfahrungen mit der eVergabe seit fünf Jahren zeigen. Im Zusammenhang mit der Beratung und Schulung unserer hessischen Vergabestellen wird sehr offensichtlich, dass der Zeitrahmen eng gesteckt ist.“ Die Reform der Vergabeprozesse muss daher rechtzeitig in Angriff genommen werden, bevor die erste eVergabe veröffentlicht werden kann.